Quase toda empresa industrial ou de varejo convive com um problema silencioso no ERP: a base de materiais está poluída. O mesmo parafuso aparece três vezes com descrições diferentes, itens ficam sem NCM, a unidade de medida está trocada e ninguém sabe se aquele "rolamento 6205" já existe ou precisa ser cadastrado de novo. O cadastro de materiais é um processo pouco glamouroso, mas ele é a base de compras, estoque, planejamento e do fiscal — quando ele falha, o erro se propaga para tudo.
Neste post detalhamos como um agente de IA pode assumir a parte repetitiva e propensa a erro do cadastro de materiais no Suprimentos, mantendo a governança da base sob controle humano.
Como funciona o cadastro de materiais hoje
Na maioria das empresas o fluxo é mais ou menos assim: um requisitante manda um pedido de novo item (às vezes num e-mail, às vezes num formulário, às vezes só com uma foto ou um link do fornecedor). O analista de cadastro tenta entender o que é, verifica manualmente se já existe algo parecido, escolhe o grupo de mercadoria, monta a descrição padronizada, preenche unidade de medida, classificação fiscal (NCM), atributos técnicos e libera o código.
O gargalo não está em nenhuma etapa isolada, mas na soma delas repetida centenas de vezes por mês:
- Descrições inconsistentes: cada requisitante escreve de um jeito ("parafuso sext. M8", "paraf sextavado 8mm", "PARAF M8x30").
- Duplicidade difícil de detectar: a busca do ERP é literal, então um item já cadastrado com outra grafia passa batido e vira duplicata.
- Campos técnicos e fiscais: preencher NCM, unidade e atributos exige consulta a tabelas e catálogos, o que consome tempo.
O resultado costuma ser lento (dias entre o pedido e a liberação do código, travando a compra) e, ao mesmo tempo, uma base que só piora com o tempo.
O que o agente de IA faz de fato
A ideia não é "a IA cadastra tudo sozinha", e sim recortar as etapas de padronização, verificação e enriquecimento — que são regra e comparação — para o agente, deixando o julgamento de governança para o analista.
1. Interpreta e normaliza a solicitação de entrada
O agente recebe o pedido em qualquer formato — e-mail, formulário, planilha, descrição livre ou até o link/ficha técnica do fornecedor — e extrai as características do item: tipo, material, dimensões, marca, aplicação. Ele transforma um texto bagunçado em atributos estruturados, que são a base para tudo que vem depois.
2. Verifica duplicidade por similaridade semântica
Aqui está o maior ganho. Em vez da busca literal do ERP, o agente compara o item novo com a base existente por similaridade semântica: ele entende que "paraf sext M8x30 inox" e "parafuso sextavado M8 x 30 aço inox" são o mesmo objeto, mesmo com grafias diferentes. Quando encontra candidatos parecidos, apresenta a lista com o percentual de aderência e recomenda: "provável duplicata do código 4821" ou "item novo, nada equivalente encontrado".
3. Padroniza a descrição conforme o dicionário da empresa
Toda empresa madura tem (ou deveria ter) um padrão de descrição por grupo de mercadoria — ordem dos atributos, abreviações permitidas, unidade. O agente aplica esse dicionário e gera a descrição curta e a descrição longa já no formato oficial, eliminando a variação entre requisitantes.
4. Enriquece os campos técnicos e fiscais
Com os atributos estruturados, o agente propõe o grupo de mercadoria, a unidade de medida, a classificação fiscal (NCM) por analogia a itens semelhantes já classificados, e os atributos técnicos do template daquela família. Cada sugestão vem com a origem ("NCM sugerido com base em 12 itens do mesmo grupo"), para que a revisão seja rápida.
5. Monta a proposta de cadastro para aprovação
O agente entrega ao analista uma ficha pronta: solicitação original, atributos extraídos, alerta de duplicidade, descrição padronizada e campos preenchidos com o nível de confiança de cada um. O analista revisa, ajusta o que for necessário e libera — ou rejeita o pedido apontando a duplicata existente. O que sobra para o humano é decisão, não digitação.
Um exemplo ilustrativo de ganho
Suponha uma indústria que recebe 400 pedidos de cadastro por mês, com tempo médio de 25 minutos por item entre buscar duplicata, padronizar descrição e preencher campos. São cerca de 165 horas de trabalho manual mensais só nessa etapa.
Com o agente cuidando da extração, verificação e enriquecimento, o analista passa a revisar uma proposta pronta em torno de 5 minutos por item nos casos limpos, concentrando o tempo apenas nas exceções. Além da redução de horas, o efeito de médio prazo tende a ser ainda mais relevante: menos duplicatas entrando na base e liberação de código em horas, não em dias. São números ilustrativos do tipo de ganho possível, não uma promessa — o resultado real depende do volume, da qualidade da base atual e do padrão de descrição da empresa.
O que continua sob decisão humana
Cadastro de material é governança de dados-mestres, e alguns pontos não devem ser automatizados sem supervisão:
- Liberação final do código: a criação efetiva do item na base permanece uma aprovação humana.
- Confirmação de duplicidade em casos ambíguos: quando dois itens são parecidos mas têm diferença técnica sutil (uma tolerância, um grau de aço), quem decide se é o mesmo item é o analista.
- Classificação fiscal de itens novos ou atípicos: o NCM sugerido por analogia é um ponto de partida; itens sem precedente claro ou com impacto tributário relevante devem passar pelo fiscal.
- Definição do padrão e do dicionário: as regras de descrição e a estrutura de grupos são decisão de governança, não do agente.
Esse desenho — o agente faz o trabalho pesado de comparação e padronização, o humano decide e mantém a política — é o que torna a automação segura em um processo que alimenta toda a operação.
Por onde começar
Antes de implementar o agente, vale mapear o processo real de cadastro: de onde vêm as solicitações, qual é o padrão de descrição vigente (se existir), quantas duplicatas a base já tem e quais campos mais geram retrabalho. Esse diagnóstico define onde o agente entrega valor mais rápido e como medir o ganho. É exatamente esse tipo de mapeamento de processos e implementação de agentes que a Implementarian conduz — humanos e agentes trabalhando em conjunto para limpar e manter uma base de materiais confiável.